Une administration efficace n’est absolument pas un mal nécessaire mais constitue le support incontournable de chaque organisation. Chaque entreprise est composée de départements qui, à leur tour, sont composés de tâches et d’activités. L’ensemble de ces activités est lié à des documents. Malheureusement, c’est souvent à ce niveau que le bât blesse : des documents trop complexes, des manipulations et des encodages doubles, des processus de décisions longs, des procédures révolues… Bref, chaque activité comporte une partie administrative qui ne contribue pas à la création de valeur ajoutée.
Lean Office (ou Lean Administration) est une évolution des méthodes de Lean Management destinée à répondre aux problèmes de l’administration : temps d’attente, boucles de correction, documents perdus, processus de décisions complexes, etc. Souvent, des interfaces défaillantes et une distribution des responsabilités ambigües sont à l’origine de ces problèmes. Le temps et les ressources sont alors très impactés et manquent pour procéder à une amélioration structurelle.
Que signifie le mot « gaspillages » dans un environnement administratif ? A partir de quel moment un processus détruit-il de la valeur au lieu d’en générer ? Des erreurs lors de l’encodage des données, des tâches répétitives, une autonomie de décision limitée pour les affaires courantes, des impressions et des photocopies en trop grand nombre ou inutiles, des systèmes informatiques peu fiables ou défectueux, le double archivage d’informations ou de documents, des processus fastidieux nécessitant de nombreux accords…
La formation de base en Lean Office fournit les bases théoriques et fait prendre conscience des gaspillages et des opportunités quotidiennes dans le secteur administratif. Elle présente également les outils essentiels pour rendre les processus administratifs plus efficaces et performants que jamais. Identifier les pertes est une chose, les éliminer une autre. Lors de cette formation, vous apprenez comment y parvenir.
Les optimalisations dans le domaine de la production sont devenues monnaie courante dans la plupart des entreprises ces dernières années. Rares sont par contre ceux qui se sont aventurés sur le terrain des processus indirects et de « support ». Les raisons de cette non-présence sont évidentes : les flux administratifs sont pour la plupart invisibles, ce qui rend l’identification des gaspillages et des opportunités plus difficiles. De plus, la façon de travailler des cadres et des employés est tout à fait différente de celle des ouvriers sur une ligne de production. Pourtant, le potentiel d’optimalisation dans ce domaine est énorme (certaines études parlent même d’une augmentation possible de 30 %). Les principes, outils et méthodes du Lean Office ou Lean Administration trouvent une application dans les services des ventes, des achats, des ressources humaines et de la comptabilité par exemple
Cette formation est incontournable pour tout professionnel qui ose mettre en question ces flux administratifs. Vous recevrez des astuces pratiques et vous serez orienté vers des « quick wins ». D’un autre côté, vous apprendrez de quelle manière vous pouvez entamer le mouvement vers « Lean Office & Administration » avec l’ensemble de votre organisation. Investir dans cette formation, c’est investir dans une administration efficace et performante. Et, pour être honnête, qui n’a pas envie d’utiliser ses ressources le mieux possible ?
David Kirsch est consultant et formateur chez Simplitude. Pour lui, il est particulièrement important que chacun prenne sa vie en main et accepte les défis qu’elle nous pose tous les jours. Pour affronter ces défis, nous avons parfois besoin de soutien, de motivation ou encore de développer des compétences qui peuvent nous être utiles à cet égard. Soutenir les personnes et les organisations dans ce processus est le fil rouge dans la vie de David.
Après avoir terminé ses humanités en allemand, il a fait des études d’assistant social à Bruxelles. Il a complété son parcours académique par une licence en sciences du travail à l’Université Libre de Bruxelles et une formation en « Industrial Engineering ». Il a passé la première moitié de sa carrière comme assistant social dans différents CPAS avant d’occuper successivement les fonctions de responsable de formation, responsable des affaires sociales et de coordinateur. Ensuite, il a commencé à conseiller des entreprises et associations en vue d’implémenter une culture de simplification et d’amélioration continue. C’est ainsi qu’il a notamment travaillé durant quatre ans comme « Coach Work Simplification » pour Colruyt Group.
Pour y parvenir, il se base principalement sur le concept de la Lean Kata : créer et entretenir des routines d’amélioration simples dans l’ensemble de l’entreprise, chacun à son niveau. Tous les membres de l’organisation deviennent ainsi de véritables acteurs de leur travail. L’entreprise se focalise sur le savoir et le savoir-faire interne au lieu de confier cette tâche à des « experts ». David, qui est le seul « Kata Ambassador » en Europe francophone, parle couramment l’allemand, le français, le néerlandais et l’anglais.
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