Identificeer uw prutsproject!

Twee derde van alle projecten mislukt, groot en klein, altijd en overal. Dat heeft vooral te maken met de aard van de mens en de hardnekkigheid van zijn gewoontes. Op papier weten we exact hoe het moet, maar in realiteit lukt het ons steeds maar niet. Dat noem ik de Kennisparadox.

De mens is ‘the mother of all fuck-ups’

Projecten mislukken zo vaak, omdat de mens hierbij aan de basis ligt. De mens is ‘the mother of all fuck-ups’. Als je zeker wilt zijn dat je project mislukt, zet er dan vooral méér mensen op. Uit mijn onderzoek en ervaring blijkt dat iedere extra mens binnen een samenwerkingsverband het aantal problemen niet lineair maar exponentieel laat toenemen.

Mensen hebben bovendien een heel subjectieve en beperkte visie op hun falen: te weinig geld, te weinig personeel, te snel begonnen, afgeweken van de projectscope, te weinig sturing van de stuurgroep… enzovoort. Het zijn er honderden. Dat zijn echter geen oorzaken, zo blijkt, maar symptomen van een veel groter probleem. Er zijn vijf generieke oorzaken die aan de basis van falende projecten staan:

• we beginnen dolenthousiast maar halsoverkop aan een project;
• als we eenmaal begonnen zijn, durven we niet meer te stoppen;
• we pakken de problemen niet bij de wortel aan;
• we gedragen ons niet als ondernemers;
• we delen onze successen graag maar ons falen niet.

Die oorzaken hebben niets met de gebruikte methode of technieken te maken, maar alles met de aard van de mens.

De primaire branddriehoek

Ik zie een ‘primaire branddriehoek’ met mens, methode en machine op de hoekpunten. Alle drie zijn noodzakelijk aanwezig om een samenwerkingsverband draaiende te houden. De mens en zijn pc, smartphone en tablet uiteraard, maar ook het proces, de procedures en protocollen zijn essentieel. Soms vergen de bekende methodes veel voorbereidend werk, maar dat is nu eenmaal onontbeerlijk. Als een project toch nog fout loopt, krijgt vaak de methode of de machine de schuld, terwijl het toch eigenlijk écht wel aan de mens ligt.

Bij aanvang kan je al zien dat een project de mist zal ingaan, omdat je dan al de seriële processen van de volledige projectplanning kunt checken. Belangrijke vragen die je bij de start moet stellen aan elke betrokkene zijn bv.: Is de scope van het project voor iedereen duidelijk? Is het duidelijk wat we wel maar vooral niet gaan doen? Zijn de taken, bevoegdheden en de back-ups van de betrokkenen helder? Is het budget goed omlijnd? Zijn de verantwoordelijkheden van de stuurgroep duidelijk? Is er een projecthandboek? Al die vragen zijn overbekend bij iedereen die wel eens met projecten te maken heeft maar we durven ze zelden te stellen.

In mijn ervaring als project-, change- en crisismanager merkte ik dat er direct al van bij het begin niet wordt stilgestaan bij die vragen. We hebben het ‘drukdrukdruk’ en we moeten snel beginnen want er zijn deadlines te halen en we moeten nog telefoneren en we hebben nog tijd zat… enz.

Herkenbaar? Bekijk het programma van de training ‘Het perfecte project” en doe er wat aan! Elimineer de prutsprojecten binnen uw organisatie en maak in de toekomst niet weer diezelfde fout.

Bart FLOS